Los eventos virtuales a prueba: esta es nuestra experiencia

Por Paula Rey

Seguramente una de las primeras lecciones que deja el COVID-19 al sector sea: “uno nunca sabe lo que tiene hasta que lo pierde”. Al igual que nuestros vecinos europeos, estamos hambrientos por eventos físicos, face to face, pero no por ello paramos, seguimos formándonos, lanzando grandes proyectos y como no, conectando, aunque sea virtualmente. La oferta es amplísima, ya que forzosamente las empresas y asociaciones están adoptando estos formatos online ante la situación de aislamiento. Durante estas semanas sufrimos una fiebre de eventos en escenario virtual y hoy te traemos nuestra experiencia y visión tras haber formado parte de algunos de ellos.

MPI celebra su gala en formato virtual

En la segunda edición de sus premios a los profesionales de nuestro sector, MPI apostó por mantener lo previsto pero cambiarlo a un formato virtual. Nació así lo que la asociación llama la primera gala online de la industria, MPI Iberian Awards online, algo que parece cierto (no hemos visto otra en nuestra industria en España). ¿Se puede mantener la idea de una gala, pero online? Complicadísimo, forzosamente sale una versión descafeinada, pero la asociación hizo todo lo posible para que sea así.

Tres maestros de ceremonia de la junta de MPI (Alessia Comis, Teresa Broccoli, Oscar García) se pusieron muy elegantes y la app elegida (Zoom) permitía poner un fondo de pantalla como si tuvieran un croma, ubicándoles así en una sala con escenario lleno de luces y decoración brillante. Alternaron intervenciones, se pasaron la palabra, en una secuencia que parecía bien ensayada, evitando así los temibles silencios en este contexto. Y optaron por una tematización. Aunque cada uno haya estado en casa, decidieron tematizar la gala con el color rosa. Cada uno tenía que vestir algo de color rosa, y beber una bebida rosa también.…

Las RRSS se integraron ya que toda la gala se podía comentar y seguir en redes, pero además animaron especialmente a subir su propia foto con el complemento rosa, lo cual permitió reforzar la imagen de “evento”, de comunidad que comparte algo en un mismo momento aunque todos estén en casa. Un cantante desde su estudio puso la parte musical, algo complicado (un cantante sin público visible pierde un poco de energía / impacto, pero no desmereció para nada) que aportó pausas en la entrega. Y hasta hubo conexión con los ganadores. Al anunciar cada ganador, le permitieron dar unas palabras de agradecimiento, reforzando también la idea de un evento compartido, y no solo de un streaming unilateral.

AEGVE mantiene viva su comunidad

Con el lema “AEGVE se mueve desde casa”, la asociación de business Travel AEGVE montó un webinar por Zoom. Un encuentro de hora y media (quizás un poco largo) y congregó a cerca de 50 personas que pudieron escucharse y sentirse más cerca de todos aquellos con los que en ocasiones han compartido tiempo, eventos y formación. Fue un formato interesante de repaso de los puntos de vista de todo tipo de actores (travel managers, hoteles, rent a car, agencias de viajes, medios de pago…), y una manera de tener una visión bastante completa, aunque el número de participantes hacía complicado tener debates de verdad, sino más bien entender uno a uno los puntos de vista. Pero no hay milagro: un debate se puede hacer entre pocas personas, un repaso se puede hacer con muchas (como aquí); ganas de un lado (variedad) lo que pierdes de otro (debate). En todo caso, en este momento de inicio de confinamiento en el cual todavía muchos intentan entender lo que pasa, era probablemente el formato que mejor se adecuaba a la vida de una asociación en la cual existen muchos tipos de perfiles diferentes.

A nivel técnico, funcionó bien, con alguna cámara apagada, algún micrófono abierto como siempre, pero globalmente, hubo poco tiempo perdido y poco fallo. La moderación de Juanma Fernández fue ágil. Una iniciativa interesante que la asociación repetirá cada semana, una manera de mantener vivas sus líneas de trabajo: networking, formación e información, y de mantener viva la comunidad.

La Asociación de Directores de Hoteles busca apoyo entre el sector

Bajo el hashtag “#ExperienciasAEDH, la Asociación de Directores de Hoteles apuesta por organizar webinars debate cada semana profundizando en una temática. En el primero de ellos varios directores y profesionales comentaron sus experiencias durante el mes de marzo: cómo han tenido que actuar, anécdotas, cambios en procedimientos; relación con personal, clientes, proveedores y competencia; expectativas y previsión de acciones a medio y largo plazo… Manuel Vegas, el presidente de la AEDH se encargaba de moderar y guiar los turnos de palabra de directores de todo el país, el Talaso Atlántico en Vigo, Guitart Hotels en Girona, el Hotel Mayorazgo en Madrid, Gran Bilbao y Migjorn Ibiza Suites&SPA.

El hecho de contar con ponentes de variadas localizaciones (Vigo, Girona, Madrid, Bilbao, Ibiza) sirvió para reflejar las diferente situación y perspectiva del sector según el lugar. En Madrid el cierre llegó muy pronto, por ejemplo, mientras el Talaso Atlántico continuaba acogiendo huéspedes. Para ellos resulta entonces imprescindible compartir estas realidades, conocer las opiniones de compañeros y plantear las expectativas o previsiones juntos. Así es que todos tenían muchas ganas de hablar y…hablaron mucho, el webinar se alargó más de lo esperado, pero las preguntas finales de los oyentes no cesaron y por si alguien se había perdido algo, también se envió posteriormente la grabación.

Amex tranquiliza y guía a sus clientes

Un cliente puede tener dudas de cómo gestionar sus viajes en este entorno de gran preocupación así que el gigante de las agencias MICE propuso un webinar donde sus varios expertos relevantes en este contexto explicaron cómo los servicios de la agencia se adaptaban y lo que podían hacer sus clientes. Un formato un poco estático en nuestra opinión (powerpoints comentados con poco ritmo) en una sesión obviamente centrada en el contenido más que en la forma de distribuirlo. Un formato también un poco auto-promocional pero la agencia quería mostrar a sus clientes que están a su lado en estos momentos, y su comunidad de clientes es tal que una difusión de contenidos venidos de sus expertos globales en temas de gestión de riesgos de este tipo, era probablemente necesaria.

El Estudio de Marketing Relacional por primera vez se presenta online

Elaborado por Mediapost y Kantar TNS en colaboración con la Asociación de Marketing de España, este estudio en su segunda edición forzosamente ha tenido que presentarse mediante zoom cuando la previsión era hacerlo en la EAE Business School. Adaptándose entonces al formato virtual, Juan Castañón, responsable comercial y de desarrollo de negocio de Mediapost, y Antonio Tena, crm y smart data de Quantics se encargaron de comentar por turnos (apoyándose en una presentación power point) las principales conclusiones tras la investigación de cómo los consumidores se relacionan con las marcas y los puntos de venta físicos y online.

Cualquier power point y todavía más si es visto desde la pantalla de un ordenador no crea un gran engagement si no se complementa con herramientas de gamificación o de ruptura que conecten con el oyente, aunque en este caso el peso del tema y la curiosidad podrían obnubilar este déficit. Asimismo, cabe destacar la figura de Rubén Vázquez, responsable de desarrollo de contenidos de Mediapost, que actuó como moderador de la sesión y que buscó la interacción por parte de los oyentes reiterando de manera constante la opción del chat. Él mismo simultáneamente se encargó de recopilar las preguntas por temáticas para lanzarlas en los últimos minutos de manera ordenada y clara. Dada la excepcionalidad de este año, por primera vez se puso el estudio a disposición y ese mismo día se envió un email a los oyentes con el enlace de descarga.

Una semana entera RSC virtual

La 1º Semana de la Responsabilidad Social Global no se canceló, se realizó online con muchas sesiones y muchos panelistas durante tres días, del 24 al 27 de marzo. El encuentro reunió al sector de la RSC y a diversas marcas. Profesionales de grandes empresas, pymes, entidades del tercer sector y administración pública debatieron sobre los principales retos y tendencias del sector durante varias sesiones los días 24 y 25, mientras que los días 26 y 27, en colaboración con la Academia RSC de Ingeniería Social, se ofrecieron cápsulas formativas impartidas por expertos donde se presentaron, de forma teórica, los temas clave para el desarrollo y la gestión de la RSC.

Más que un debate, el encuentro tuvo más bien un formato tipo congreso en el que, durante varias sesiones, los panelistas hablaron de diversos temas, sin entrar a analizarlos de forma conjunta. Ese hecho, junto con la abundancia de presentaciones en power point, restaba dinamismo y resultaba algo pesado de seguir, al ser excesivamente unidireccional. Sin embargo, teniendo en cuenta que la sostenibilidad es una de las tendencias en eventos, el interés en la temática una vez más sirvió para paliar este déficit de ritmo e interacción, aceptado si justifica estar al día y descubrir el rumbo sostenible de grandes empresas y entidades de nuestro país.

Fuente e imágenes de:

https://www.eventoplus.com/articulos/eventos-virtuales-nuestra-experiencia/